โปรแกรมสำนักงาน ม.1

สรุปเนื้อหาทบทวนก่อนสอบกลางภาค

โปรแกรมสำนักงาน (Office Software) คือ ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อช่วยจัดการงานในองค์กร โรงเรียน หรือบริษัท เช่น การทำเอกสาร การคำนวณบัญชี และการนำเสนอข้อมูลให้สะดวกรวดเร็วและสวยงามยิ่งขึ้น

โปรแกรมพื้นฐานที่เรานิยมใช้มากที่สุดคือ Microsoft Office ซึ่งประกอบด้วย 3 ทหารเสือ ได้แก่

1. Microsoft Word เซียนด้านงานพิมพ์เอกสาร รายงาน จดหมาย
2. Microsoft Excel เซียนด้านการคำนวณ สร้างตาราง บัญชี และกราฟ
3. Microsoft PowerPoint เซียนด้านการนำเสนอ (Presentation) งานที่มีรูปภาพและแอนิเมชันประกอบ

บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานก่อนเริ่มใช้งาน

• Ribbon (ริบบอน) คือแถบเครื่องมือหลักด้านบนของโปรแกรม เช่น หน้าแรก แทรก เค้าโครง ที่รวบรวมคำสั่งทั้งหมดเอาไว้ให้เราเลือกใช้
• การบันทึกไฟล์ (Save)
  • บันทึก (Save) บันทึกทับไฟล์งานเดิม ข้อมูลจะอัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุด
  • บันทึกเป็น (Save As) ใช้เมื่อต้องการตั้งชื่อไฟล์ใหม่หรือเปลี่ยนที่เก็บไฟล์ ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ไฟล์ต้นฉบับเดิมยังคงอยู่ ไม่ถูกบันทึกทับ (เหมาะมากเวลาต้องการเก็บงานเก่าไว้ดูเปรียบเทียบ)
• การปิดโปรแกรม ควรปิดให้ถูกวิธีโดยกดปุ่มกากบาท (X) มุมขวาบน หรือไปที่เมนู ไฟล์ > ปิด ไม่ควรถอดปลั๊กหรือพับหน้าจอคอมพิวเตอร์หนีทันที เพราะไฟล์อาจจะเสียหายได้

บทที่ 2 ตะลุย Microsoft Word (การจัดการเอกสาร)

การจัดการข้อความเบื้องต้น

• ตัด (Cut) แล้ว วาง (Paste) เป็นการย้ายข้อความจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง ข้อความเดิมจะหายไป
• คัดลอก (Copy) แล้ว วาง (Paste) เป็นการทำซ้ำ ข้อความเดิมจะยังคงอยู่ และมีข้อความใหม่เพิ่มขึ้นมา
• ตัวอักษร สัญลักษณ์ B (Bold) คือทำตัวหนา I (Italic) คือทำตัวเอียง U (Underline) คือขีดเส้นใต้
• การจัดตำแหน่ง
  • ชิดซ้าย (Align Left) , กึ่งกลาง (Center) , ชิดขวา (Align Right)
  • กระจายแบบไทย (Thai Distributed) ทำให้ข้อความเรียงชิดขอบกระดาษทั้งด้านซ้ายและขวาอย่างเป็นระเบียบ เหมาะสำหรับการทำรายงาน
• การทำรายการ
  • หัวข้อย่อย (Bullet) ใช้กับหัวข้อที่ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับก่อนหลัง เช่น รายการซื้อของ
  • เลขลำดับ (Numbering) ใช้กับขั้นตอนที่ต้องทำตามลำดับอย่างเคร่งครัด เช่น วิธีการทำอาหาร

การจัดการรูปภาพ

เมื่อเราแทรกรูปภาพเข้ามาใน Word บางครั้งรูปจะบังข้อความหรือขยับตำแหน่งยาก วิธีแก้คือต้องใช้คำสั่ง การตัดข้อความ (Text Wrapping) แล้วเลือกรูปแบบเช่น จัตุรัส (Square) หรือ ล้อมกรอบ (Tight) จะทำให้ตัวหนังสือล้อมรอบรูปภาพ และเราจะสามารถคลิกลากรูปภาพไปวางตรงไหนของหน้ากระดาษก็ได้

การสร้างตาราง

• แถว (Row) คือแนวนอน / คอลัมน์ (Column) คือแนวตั้ง
• แทรกแถว/คอลัมน์ คลิกขวาที่ตาราง > เลือก แทรก (Insert) > แล้วเลือกได้เลยว่าต้องการแทรกแถวหรือคอลัมน์ไปทางซ้าย ขวา บน หรือล่าง
• การผสานเซลล์ (Merge Cells) คือการลากคลุมดำช่องตารางหลายๆช่อง แล้วคลิกขวาสั่งผสานเซลล์ เพื่อรวมให้กลายเป็นช่องเดียว นิยมใช้ทำช่องหัวตาราง

บทที่ 3 ตะลุย Microsoft Excel (การคำนวณและข้อมูล)

ส่วนประกอบของหน้าจอ Excel

หน้าจอของ Excel จะเป็นตารางสี่เหลี่ยมจำนวนมาก เกิดจากการตัดกันของเส้นแนวตั้งและแนวนอน

• คอลัมน์ (Column) อยู่ใน แนวตั้ง ใช้ชื่อเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ (A, B, C…)
• แถว (Row) อยู่ใน แนวนอน ใช้ชื่อเป็นตัวเลข (1, 2, 3…)
• เซลล์ (Cell) คือช่องสี่เหลี่ยมแต่ละช่อง การเรียกชื่อเซลล์ ต้องเรียกคอลัมน์ตามด้วยแถวเสมอ (เช่น คอลัมน์ B ตัดกับแถวที่ 2 จะเรียกว่าเซลล์ B2)
• การแก้ไขข้อมูลในเซลล์ วิธีที่ง่ายที่สุดคือให้ ดับเบิลคลิก (Double Click) ที่เซลล์นั้น เพื่อให้เคอร์เซอร์กะพริบอยู่ข้างใน แล้วค่อยพิมพ์แก้ไข

การคำนวณเบื้องต้น

ข้อมูลใน Excel มีทั้งข้อความ ตัวเลข และวันที่ แต่มีเพียงข้อมูลประเภทตัวเลขเท่านั้นที่นำมาคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้

• กฎเหล็ก การพิมพ์สูตรคำนวณใน Excel ทุกครั้ง ต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ
• เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์
  • บวก ใช้ +
  • ลบ ใช้ -
  • คูณ ใช้ * (ดอกจัน)
  • หาร ใช้ / (สแลช)
• ฟังก์ชัน SUM เป็นฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้สำหรับหาผลรวม เช่น ต้องการรวมคะแนนของนักเรียน 5 คน สามารถใช้สูตร =SUM(A1:A5) ได้เลย

เครื่องมือวิเศษ Fill Handle (การคัดลอกสูตร)

เมื่อเราต้องคำนวณคะแนนของนักเรียน 60 คน เราไม่จำเป็นต้องพิมพ์สูตรใหม่ 60 รอบ ให้เราคำนวณคนที่ 1 ให้เสร็จ จากนั้นคลิกที่เซลล์นั้น แล้วนำเมาส์ไปชี้ที่ จุดสี่เหลี่ยมเล็กๆ บริเวณมุมขวาล่างของเซลล์ (ตัวชี้เมาส์จะกลายเป็นรูปกากบาทสีดำ +) จากนั้นคลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมา Excel จะทำการคัดลอกสูตรและคำนวณผลลัพธ์ของคนที่เหลือให้โดยอัตโนมัติ

สรุปเนื้อหาทบทวนก่อนสอบปลายภาค

1. ส่วนประกอบพื้นฐานและการจัดการข้อมูล

• ช่องสี่เหลี่ยมๆในโปรแกรม Excel ที่เราใช้สำหรับพิมพ์หรือป้อนข้อมูลลงไปนั้น เรียกว่า เซลล์ (Cell)
• การเรียกชื่อช่องเซลล์หรือการอ้างอิงเซลล์ จะเริ่มต้นด้วยชื่อคอลัมน์ที่เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตามด้วยตำแหน่งแถวที่เป็นตัวเลขเสมอ เช่น เซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์ A แถวที่ 8 จะต้องเรียกว่า A8
• เมื่อนักเรียนพิมพ์ข้อมูลที่เป็นชนิดตัวเลขลงในเซลล์ โปรแกรมจะทำการจัดแนวข้อความให้ชิดขวาโดยอัตโนมัติ
• การบันทึกไฟล์งาน (Save) อย่างรวดเร็ว สามารถทำได้โดยการใช้คีย์ลัดคือการกดปุ่ม Ctrl + S

2. การคำนวณและการใช้สูตรเบื้องต้น

• การคำนวณใน Excel ต้องเริ่มต้นการป้อนสูตรคำนวณด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ
• โปรแกรมจะคำนวณตามหลักคณิตศาสตร์ โดยให้ความสำคัญกับการคูณและหารก่อนการบวกและลบ ตัวอย่างเช่น หากพิมพ์สูตร =10+5*2 ผลลัพธ์ที่จะได้คือ 20 โดยโปรแกรมจะนำ 5 คูณ 2 ให้ได้ 10 ก่อน แล้วจึงนำไปบวกกับ 10 ตัวหน้า
• เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการคัดลอกสูตรเรียกว่า Fill Handle โดยเมื่อนักเรียนนำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ สัญลักษณ์เมาส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก (+) สีดำ ซึ่งสามารถลากเพื่อคัดลอกสูตรได้ทันที

3. ฟังก์ชัน (Functions) ที่ใช้บ่อย

• SUM ใช้สำหรับหาผลรวมของข้อมูล
• AVERAGE ใช้สำหรับหาค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล
• MAX ใช้สำหรับหาค่าที่สูงสุด
• MIN ใช้สำหรับหาค่าที่ต่ำสุด
• COUNT มีหน้าที่ในการนับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลขอยู่ข้างในเท่านั้น
• ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ หากนักเรียนมีช่วงข้อมูลคะแนนสอบในเซลล์ A3 ถึง A17 สามารถหาคะแนนสูงสุดได้ด้วยสูตร =MAX(A3:A17) หาคะแนนต่ำสุดด้วย =MIN(A3:A17) และหาคะแนนเฉลี่ยด้วย =AVERAGE(A3:A17)

4. การจัดรูปแบบเซลล์ (Formatting)

• หากต้องการนำเซลล์หลายๆเซลล์มารวมกันให้เป็นเซลล์เดียว และจัดให้ข้อความอยู่กึ่งกลาง ต้องใช้คำสั่ง Merge & Center
• การปรับความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ทำได้โดยการดับเบิลคลิกที่เส้นแบ่งระหว่างชื่อคอลัมน์
• หากต้องการแสดงตัวเลขให้มีรูปแบบเป็นสกุลเงิน ให้ทำการเลือกเซลล์นั้น แล้วไปเลือกรูปแบบ Currency ในเมนู Formatting
• การจัดแนวข้อความในเซลล์ของโปรแกรม Excel นั้น มีให้เลือกจัดได้ทั้งหมด 9 แบบ

5. การสร้างและการใช้งานแผนภูมิ (Charts)

• สิ่งแรกสุดที่ต้องทำในการสร้างแผนภูมิ คือการเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการนำไปสร้างแผนภูมิ
• แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) เป็นแผนภูมิที่เหมาะสมที่สุดในการนำมาใช้แสดงสัดส่วนของข้อมูลในรูปแบบร้อยละ (%)
• แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) เป็นแผนภูมิที่เหมาะสำหรับการนำมาเปรียบเทียบข้อมูล เช่น หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือน ควรเลือกใช้แผนภูมิชนิดนี้
• คำอธิบาย (Legend) คือส่วนประกอบหนึ่งของแผนภูมิ มีหน้าที่สำคัญในการอธิบายเพื่อบอกให้ทราบว่า ข้อมูลแต่ละสีในแผนภูมินั้นแทนค่าหรือหมายถึงอะไร

ใบงาน / ใบกิจกรรม

ประเภทของไฟล์

ใบงานที่ 4 หน้าที่ของเครื่องมือต่างๆโปรแกรม Microsoft Word

กิจกรรม ตารางกิจกรรมประจำสัปดาห์

กิจกรรม สวัสดีปีใหม่

ทบทวนบทเรียน Excel

https://kujj.my.canva.site/excel

แบบทดสอบปลายภาค

https://g.co/gemini/share/0a495c1ab8fc